Release 272 gaat op 23 augustus 2023 in productie en bevat 4 nieuwe functionaliteiten, 3 doorontwikkelingen en 9 opgeloste bugs. Hieronder vertellen we je er alles over.

---

Spotlight

In de huidige release is er aandacht besteed aan ontwikkelingen rondom vervoermiddelregistratie. Per 1 januari 2024 dienen werkgevers met meer dan 100 werknemers verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer (https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm). Het is inmiddels mogelijk om een voervoermiddel te registeren bij een dienstbetrekking en kan er een vervoermiddel aan een kilometerdeclaratie worden gerelateerd (of een bedrag bij een OV-vergoeding declaratie). De mogelijkheid tot het uitdraaien van een rapport is iets dat we op een later moment willen toevoegen. De deadline voor het aanleveren van de gegevens over 2024, is op 30 juni 2025.

Nieuwe functionaliteiten

Hoofdvervoermiddel bij declaratie
Tijdens het indienen van een declaratie is het mogelijk gemaakt om een vervoermiddel te selecteren. De gedeclareerde kilometers kunnen hiermee aan een vervoermiddel gekoppeld worden. Standaard wordt de waarde uit de dienstbetrekking ingevuld (kan leeg zijn). Het is een momenteel niet verplicht veld, dit zal op een later moment mogelijk instelbaar verplicht worden.

De functionaliteit om een vervoermiddel te kiezen zal op korte termijn aan SDB Octopus worden toegevoegd.

Hoofdvervoermiddel in proces
Declaratieformulier soorten hebben een extra instelling gekregen. Met deze instelling kan worden aangegeven of bij de declaratie een vervoermiddel kan worden ingesteld. Wij hebben bij alle declaratieformulier soorten van het type kilometer automatisch dit vinkje aangezet.
 
Bij een declaratieformulier soort van type "Bedrag" kan het vinkje ook worden ingesteld. Declaraties van type "Bedrag" waarbij het vinkje aanstaat, worden automatisch als vervoermiddel "Openbaar Vervoer" geregistreerd. Als medewerkers OV-vergoedingen mogen declareren bij uw organisatie, dan raden wij u aan dit vinkje aan te zetten! Het is in te stellen via [ Beheer | Stamtabellen | Declaratieformuliersoorten ].

Alle mutatieprocessen waarbij de kilometers woon-werk op lezen, schrijven of verplicht staan ingericht, zijn voorzien van eenzelfde inrichting voor de registratie van het vervoermiddel. Zo kan het vervoermiddel bijvoorbeeld door de medewerker bij instroom worden ingevuld. Dit is een eenmalige conversie geweest, mocht u de procesinrichting hierop willen aanpassen, dan is dat uiteraard mogelijk.

Gebruikers of rollen automatisch blokkeren
Bij de menu optie [ Beheer | HR | Stuurgegevens ] zijn drie opties toegevoegd om gebruikers automatisch te blokkeren. Een service verwerkt één keer per dag om 1:00 uur 's nachts de ingestelde automatische blokkeringen. Als er geen waarden zijn ingesteld, worden gebruikers niet automatisch geblokkeerd.

Door een waarde op te geven, worden de gebruikers automatisch geblokkeerd na een aantal maanden uit dienst. Als een medewerker meerdere dienstbetrekkingen heeft, wordt er pas geteld zodra alle dienstbetrekkingen van de gebruiker uit dienst zijn. Door de waarde "0" op te geven, worden gebruikers direct geblokkeerd nadat alle dienstbetrekkingen uit dienst zijn. Als de waarde leeg is, worden gebruikers niet automatisch geblokkeerd.

Er is een scheiding gemaakt tussen 2 gebruikersgroepen. Enerzijds de gebruiker die een salaris dienstbetrekking heeft, anderzijds gebruikers zonder salaris dienstbetrekking. Een medewerker met alleen vrijwilligers of fictieve dienstbetrekkingen (zonder salaris) kan in principe per direct toegang worden ontzegt. Vaak moet een gebruiker met salaris dienstbetrekking nog kunnen inloggen om bijvoorbeeld zijn jaaropgave in te kunnen zien. Om deze reden is er ook een minimale waarde van 18 maanden voordat de gebruiker met salaris dienstbetrekking automatisch geblokkeerd kan worden.

Ook is er de optie toegevoegd om de niet standaard rollen automatisch uit te schakelen. Soms krijgt een gebruiker extra rollen toegewezen door een beheerder, zodat hij of zij bijvoorbeeld als leidinggevende extra taken kan uitvoeren in HR. Door bij de optie "De niet standaard rollen uitschakelen na maanden uit dienst" een aantal maanden in te stellen, kunnen deze extra rollen na uitdiensttreding automatisch worden ontnomen. De medewerker kan nog steeds inloggen, maar zal geen "leidinggevende taken" meer kunnen uitvoeren.

De standaardrollen die niet worden uitgeschakeld zijn: HR:Gebruiker, HR:LezenGebruiker en HR:Vrijwilliger. Let op, mogelijk is de omschrijving van de standaardrollen gewijzigd bij uw organisatie. Dit is niet erg, want achter de schermen blijft de relatie met de default rol bewaard. Wat wél problemen kan geven, is als de default rollen zijn verwijderd. Naast het feit dat instromende medewerkers geen standaardrollen meer krijgen, zullen dan ook alle rollen worden uitgeschakeld bij gebruik van de nieuwe optie.

Weektellers in verzuim
In het verzuimdossier en in het verzuimoverzicht zijn weektellers toegevoegd die aangeven hoeveel weken een medewerker in verzuim is. De weekteller rond naar boven af, dus als een medewerker 8 dagen ziek is, wordt dit als 2 weken weergegeven. Als een verzuimdossier uit meerdere ziekmeldingen bestaat, dan worden alle ziektedagen in de "verzuimketen" opgeteld. Zwangerschap wordt uitgesloten van de weektelling, behalve als een dossier alleen uit zwangerschapsmeldingen bestaat.

Doorontwikkelingen

Export accordatiestructuur HR
De export van de accordatiestructuur is voorzien van twee extra kolommen. Het personeelsnummer en de datum uit dienst zijn toegevoegd. Als een medewerker meerdere dienstbetrekkingen heeft die allemaal uit dienst zijn, dan wordt de laatste uit dienst datum gepresenteerd.

Kostenplaats/kostensoort bij instroom kandidaat
Als een kandidaat alle werving en selectie stappen heeft doorlopen en wordt ingestroomd, dan worden daarbij nu ook de kostenplaats en kostensoort vooringevuld als deze bij de respectievelijk afdeling en functie staan ingesteld.

Verzuim documenten in mijn dossier
Documenten in de categorie verzuim (UWV) zijn nu ook in "Mijn dossier" inzichtelijk gemaakt voor de medewerker. Medewerkers konden deze documenten al inzien via het eigen verzuimdossier. De menu optie [ Mijn dossier | documenten ] is daar bijgekomen.

Opgeloste Bugs

• Bij gebruik van medewerker overname wordt het afdelingenlijstje nu juist geërfd tijdens het goedkeuren van een instroom mutatie. 
• Bij instroom "medewerker bekend" presenteerde soms een onjuiste geboortedatum, dit is opgelost.
• Een foutmelding bij het opslaan van een basisgegeven template is verholpen.
• Het leegmaken van de ondertekenaar bij een document subcategorie wordt nu juist opgeslagen.
• De e-mail validatie is verbeterd, zodat bijvoorbeeld adressen met .studio kunnen worden opgegeven.
• Export van de portefeuille werkt weer naar behoren.
• Als de Nedap export op instelling "actuele waardes" stond, dan werden er in sommige situaties lege uren doorgegeven, dit is opgelost.
• Probleem verholpen bij uitgebreid zoeken van medewerkers in salaris.
• Het wel of niet kunnen opgeven van loonfactor 013 (Extra uren), is afhankelijk gemaakt van de contractvorm in de gekozen periode.