FZ ZZP EP VPT vanaf 1 januari 2027

Vanaf 1 januari 2027 verandert de manier waarop FZ ZZP EP VPT-zorg wordt vastgelegd en gedeclareerd. Prestaties met een prestatiedatum vanaf die dag worden gedeclareerd via Billing. Prestaties van daarvoor kun je via USER Forms nog declareren en corrigeren.

Op het zorgtraject leg je vanaf 2027 het externe zorgtrajectnummer en de startdatum vast. Deze gegevens gaan mee in de declaratie en staan in het FZ821-plaatsingsbesluit dat je van DJI ontvangt. De AGB-code, het zorgcontractnummer en de financier krijgen elk een begin- en einddatum. Daarmee is per periode precies vast te leggen wat er geldt. Als financier kun je voortaan ook een cliënt of een instantie als betaler kiezen.

Om gaten op tijd te zien, toont het tabblad Financiering een uitroepteken als AGB, zorgcontractnummer, plaatsingsbesluit of financier niet de hele looptijd van het traject dekken. De signalering is op dezelfde manier aangepast. Die controleert op het externe zorgtrajectnummer, de startdatum en een volledige dekking van AGB, zorgcontractnummer en financier.

ZZP en EMZ hoeven niet meer apart op het zorgtraject te worden geregistreerd. De controle daarop is uit de signalering verdwenen. De blokken 'ZZP Prestatiecode' en 'EMZ Functie' zijn niet meer beschikbaar zodra de datum in default waarde 'fz_zzp_gds801' is verstreken. Bij het kopiëren naar een vervolgtraject worden ZZP en EMZ ook niet meer aangeboden.

Nieuw is ook dat je een afwijkende dagbestedingsactiviteit kunt vastleggen op een FZ ZZP EP VPT-traject.

Van verrichtingen naar activiteiten en verpleegdagen

Inrichting Forensische ZZP, EP en VPT

Activiteiten en verpleegdagen koppelen

1. Dashboard financieel beheer
2. Kies voor inrichting
3. Selecteer prestatiecode configuratie
4. Kies vervolgens voor  Forensische ZZP EP en VP

Keuze voor activiteit

Berekening aantal tijdseenheden

Bij de afleiding wordt de geregistreerde tijd omgerekend naar het aantal te declareren eenheden. De tijdseenheid in de prestatiecodeconfiguratie bepaalt hoe dat gebeurt.

Berekening: aantal minuten ÷ minuten per eenheid, afgerond op een geheel getal. Vanaf een halve eenheid wordt naar boven afgerond. Het veld actualPerformanceCount  in de zorgdata tabel blijft altijd het aantal geregistreerde minuten bevatten.

Overzicht per tijdseenheid

Voorbeelden

Tijdseenheid	Geregistreerd	Gedeclareerd
5 minuten	2 min	0
	3 min	1
	52 min	10
	53 min	11
	60 min	12
Uur	29 min	0
	30 min	1
	89 min	1
	90 min	2
Dagdeel	119 min	0
	120 min	1
	359 min	1
	360 min	2
Etmaal	719 min	0
	720 min	1
	2159 min	1
	2160 min	2

Let op: registraties korter dan een halve eenheid leveren 0 eenheden op en worden dus niet gedeclareerd.

Vastleggen ZZP en functies

Door de keuze om af te stappen van de verrichtingen is het ook niet meer noodzakelijk om de ZZP’s en functies over te nemen van de plaatsing. Deze blokken zijn verwijderd. Ook is het in de trajectwizard voor trajecten die starten op of na 01-01-2027 niet meer mogelijk om de ZZP en functies over te nemen.

Vastleggen dagbestedingactiviteit

Doordat er binnen de FZ ZZP EP VPT nu geen gebruik meer wordt gemaakt van verrichtingen ontstaat er een probleem met de dagbesteding wanneer cliënten van verschillende types dagbesteding opgenomen worden in dezelfde afspraak. Dit komt doordat de dagbestedingafspraak maar één activiteit heeft en deze dus ook maar aan één prestatiecode gekoppeld kan worden. Alle cliënten aanwezig op de afspraak krijgen dan dezelfde prestatiecode. Dit is handig voor organisaties die maar één type dagbesteding aanbieden, maar als de cliënten met verschillende types dagbesteding gemixt worden in dezelfde afspraak is dit lastig.

 

Wanneer er binnen de zorgaanbieder verschillende types FZ ZZP EP VPT dagbesteding worden aangeboden is het zaak om voor de organisatie één basis type dagbesteding te kiezen en deze in te richten als activiteit. Als het type dagbesteding voor de cliënt afwijkt van deze basisactiviteit dient dit per cliënt opgegeven te worden in het zorgtraject. Hier kan dan een afwijkende activiteit worden gekozen.

Tarieven / verkoopprijzen

De tarieven / verkoopprijzen voor de FZ ZZP EP VPT worden niet langer ingericht in het scherm in Alta, maar worden ingericht in een nieuw scherm.

1. Ga naar het dashboard financieel beheer
   
2. Kies voor de inrichting voor verkoopprijzen
   
3. Kies als factuurstroom FZ_ZZP

Maak bij een tariefwijziging een nieuwe verkoopprijs met een nieuwe ingangsdatum. Sluit het oude tarief af met een einddatum die vóór de ingangsdatum van het nieuwe tarief ligt. Zo worden overlappende tariefperioden voorkomen.

Afleiding

Na registratie worden de prestaties afgeleid en opgeslagen in de zorgdatatabel. Deze tabel was nog niet eerder beschikbaar voor FZ ZZP EP VPT prestaties. Voor prestaties met een prestatiedatum vanaf 01-01-2027 worden deze opgeslagen in de tabel `zorgdata_fz_zzp`. Deze tabel wordt iedere nacht bijgewerkt naar de meeste actuele situatie. Hierna worden de afgeleide prestaties doorgegeven aan de billing module en zal deze aan de hand van het debet/creditframework bepalen welke debets en credits er aangemaakt moeten worden.

Verdeling tijd bij meerdere clienten en/medewerkers.

Stel er zitten 2 medewerkers in een afspraak en 3 cliënten met als activiteit begeleiding H300 Begeleiding. Totale duur van de afspraak is 120 minuten.

Wij gaan kijken naar de samenstelling binnen die afspraak. Declaratietype = arbeidsinzet en Tijdseenheid 5 minuten.

 Op basis van arbeidsinzet (medewerkertijd)

Bijvoorbeeld medewerker 1 is eerst alleen met client A en daarna zijn er twee cliënten A en B met alleen medewerker 1. 

De tijd dat de medewerker alleen is met client A is 30 minuten. 

Wanneer medewerker 1 aanwezig is, en er zijn twee cliënten A en B, dan wordt de medewerkertijd verdeeld over deze twee cliënten.
Vervolgens kijken we naar de totale medewerkertijd met client A in de afspraak. Hier is dat 45 minuten in die afspraak, dus het aantal wordt 9 in het declaratiebericht (45/5).

De totale tijd van medewerker 2 is 15 minuten en wordt het aantal 3 in het declaratiebericht (15/5).

Op deze manier gebruiken we dus ook altijd de AGB van de medewerker.

Clienttijd is simpel, want als we uitgaan van tijdseenheid clienturen bij een activiteit, dan is het dus altijd de clienttijd. Zitten er dan meerdere medewerkers bij een afspraak dan wordt de AGB van de instelling meegegeven.

Facturatie forensische ZZP, EP en VPT

Generieke Billing functionaliteit

1. Het scherm is te bereiken via financieel beheer --> aanmaken facturen. Kies voor Forensische ZZP EP VPT om de prestaties te zien
2. Na de zoekacties worden de declaratieregels getoond zoals deze op dat moment beschikbaar zijn.
3. Declaratieregels zijn ook te parkeren of uit te sluiten.
4. Facturen zijn in te zien via financieel beheer -> inzien facturen. Filter op Forensische ZZP EP VPT.
5. Facturen zijn handmatig goed- of af te keuren.
6. Journaalposten zijn beschikbaar via financieel beheer -> journaalposten.

Ondergrens zorgdata JW en WMO

Voor JW en WMO bepaal je voortaan zelf de ondergrens voor zorgdata. Dat doe je met de default waarden 'zorgdata_jw_vullen_vanaf' en 'zorgdata_wmo_vullen_vanaf'. De zorgdatajob zet deze niet meer terug naar 01-01-2021; de gekozen datum blijft staan. Kies bij voorkeur het begin van een boekjaar, om debet- en creditregels te voorkomen.

Afdeling/groep bij zorgmachtiging

Bij het aanmaken van een zorgmachtiging onder 'Juridische titels' kun je nu ook een afdeling en een groep vastleggen. Beide velden zijn optioneel. Na het aanmaken zie je ze onder 'Actuele status' en via 'Toon historie' kun je ze altijd inzien en aanpassen. Deze velden zijn toegevoegd zodat de afleiding voor voorbereiden zorgmachtiging gebruik maakt van de juiste kostenplaats. In het verleden konden er credits ontstaan omdat er gekeken werd naar de administratieve afdeling/groep. Zodra deze wijzigde (met terugwerkende kracht) werden alle deze prestaties gecrediteerd.

LocatiePostcode4 in GDS801:

1. forensische zorg (DJI/FZ, 9992);
2. 'Consultatiefunctie sociaal domein' (OV0157) en 'Rijbewijs en informatieverstrekking' (OV0158–OV0162);
3. acute zorg en toeslagen bij een overkoepelende hoofdverrichting;
4. declaraties voor SOV (3356) en OVV (9989).

Paramedische Zorg in versie 9.34

In deze versie is de ondersteuning voor Paramedische Zorg (PM) toegevoegd, zowel in het dossier als in de facturatie.

Er is een nieuw diagnosescherm voor fysiotherapie en oefentherapie, logopedie, ergotherapie en diëtetiek. Per discipline worden de gegevens vastgelegd die daarvoor nodig zijn. Een nieuw overzicht toont alle diagnoses per cliënt, inschrijving en zorgtraject.

De diagnose is nu ook stevig gekoppeld aan de facturatie. Aanspraakcodes leg je vast op het zorgtraject, en een definitieve diagnose wordt automatisch getoond bij de gekoppelde aanspraakcode. Bij het declareren wordt gecontroleerd of er een definitieve diagnose aanwezig is. Ontbreekt die, of is die nog concept, dan wordt de declaratieregel niet verzonden. Zo gaan alleen volledige en correcte declaraties naar de verzekeraar.

Ook de financiële verwerking is verbeterd. Je kunt een grootboekrekening inrichten voor de stroom Paramedische Zorg. Bij afgewezen facturen zie je nu het aanvullend kenmerk van de verzekeraar, zodat je sneller weet welke herstelactie nodig is.

Dossier | Diagnose

Overzicht van diagnoses per cliënt, inschrijving en zorgtraject
Er is een overzicht beschikbaar van alle diagnoses van een cliënt. Je kunt het per inschrijving en per zorgtraject bekijken. 

Generieke gegevens bij een diagnose
Het nieuwe diagnosescherm heeft extra velden die specifiek zijn voor Paramedische Zorg. 

Aanspraakcodes op het zorgtraject
Voor fysiotherapie en oefentherapie kun je aanspraakcodes vastleggen bij het zorgtraject. Zo zie je direct hoe de zorg vergoed wordt. 

Definitieve diagnose zichtbaar bij de aanspraakcode
Krijgt een diagnose de status definitief, dan wordt die automatisch getoond bij de gekoppelde aanspraakcode. Zo zie je direct op welke diagnose de aanspraak is gebaseerd. Conceptdiagnoses worden niet getoond, zodat ze niet worden aangezien voor definitieve registraties.

Facturatie | PM

Controle op diagnose bij PM-declaraties
Er wordt gecontroleerd of er een diagnose is vastgelegd bij de cliënt. Ontbreekt die, dan wordt de declaratie voor Paramedische Zorg niet verwerkt en valt die uit. Zo worden geen onvolledige declaraties verzonden.

Alleen definitieve diagnoses in de declaratie
Is aan een declaratieregel een conceptdiagnose gekoppeld, dan wordt de regel afgekeurd voor verzending. Pas als de diagnose de status definitief heeft, wordt de regel goedgekeurd en gaat die mee in de declaratie naar de keten.

Aanvullend kenmerk zichtbaar bij retourcodes
Vult de verzekeraar bij een afgewezen factuur het veld “aanvullend kenmerk” in (GDS802), dan staat dat nu onder de retourcodes. Het laat zien wat er onjuist is gefactureerd, bijvoorbeeld een verkeerde aanspraakdatum, zodat je weet welke herstelactie nodig is.

📋 De nieuwe Plannenmodule: plan, doelen en evaluatie in één cyclus

Zorg en begeleiding verlopen altijd in cycli: een plan opstellen, doelen formuleren, evalueren en bijsturen. Tot nu toe stonden het plan, de doelen en de evaluatie in USER los van elkaar. In de nieuwe Plannenmodule horen ze bij elkaar.

Overzicht van het plan

• Nieuw plannenoverzicht: in één scherm zie je het plan van een cliënt en de actuele caseload behandelaren. Vanuit dit overzicht maak je het eerste plan aan of open je een actueel plan.

• Caseload-behandelaren in beeld: net als in het plannenoverzicht, is er ook een nieuwe widget die toont wie de actuele caseload behandelaren van de cliënt zijn.

• Caseloadbepalende medewerkers in het Zorgoverzicht: in het Zorgoverzicht vind je nu de velden Zorgcoördinator, Trajectbegeleider en Supervisor. Geautoriseerde gebruikers kunnen deze medewerkers daar direct aanpassen, en elke wijziging wordt vastgelegd in de logging.

• Laatste plan verwijderen: het laatst aangemaakte plan kan worden verwijderd, of het nu een concept is of al definitief.

Evalueren als vast onderdeel van het plan

• Evaluatiefase: een definitief plan gaat naar de evaluatiefase. Daar bereid je de evaluatie voor met Evaluatie voorbereiden, en wissel je tussen een beknopte en een volledige weergave van het plan.
• Evaluatie afronden: je rondt een evaluatie af met een conclusie, kiest welke doelen meegaan en maakt in dezelfde stap automatisch het vervolgplan aan. Een evaluatie afronden zonder vervolgplan kan ook.
• Historie bewaard: elke afgeronde evaluatie wordt opgeslagen als historisch evaluatiemoment.
• Conclusie zichtbaar in de rest van het dossier: de conclusie van een evaluatie verschijnt in de Voortgangsmodule en in een nieuwe evaluatie-widget.
• Evaluatiegegevens aanpassen: de verantwoordelijke voor de evaluatie en de evaluatiedatum zijn te wijzigen. Het wijzigen van een evaluatieconclusie kun je via autorisatie afschermen.
• Evalueren op bestaande plannen: je kunt evalueren ook aanzetten voor plannen die al bestaan. Bij plannen die je niet evalueert worden de evaluatievelden en -acties verborgen.
• Rapport vanuit de planhistorie: met één actie maak je een rapport van een plan uit de planhistorie. Je kiest zelf of het rapport ook in de correspondentie wordt opgeslagen.

Doelen en subdoelen

• Doelen per plan: de doelen zijn nu onderdeel van het plan zelf, in plaats van een losse module.
• Nieuwe module Subdoelen: vanuit een hoofddoel voeg je subdoelen toe, inclusief de betrokken functies. Via het contextmenu bewerk je subdoelen, sluit je ze af of verwijder je ze.
• Rapporteren op subdoelen: rapportages op subdoelen verschijnen in de Voortgangsmodule. In de inrichting stel je in of en hoe ze daar terechtkomen.
• Veilig doelen verwijderen: bij het verwijderen van een doel uit een conceptplan wordt gecontroleerd of er al subdoelen onder dat doel hangen.

Flexibel inrichten

Applicatiebeheerders hebben meer mogelijkheden in de inrichting:

• Per plantype kies je of de oude of de nieuwe doelenfunctionaliteit wordt gebruikt, en of evalueren standaard aan staat. Een nieuw conceptplan neemt die instelling automatisch over.
• Per veld stel je in of het wordt geëvalueerd en of de waarde wordt meegenomen naar het volgende plan.
• Het inrichtingsscherm is vernieuwd: je bekijkt makkelijker de verschillende versies van een plan en past zowel de algemene gegevens als de velden per versie aan. Ook stel je per plan in of er standaard een nieuw plan wordt aangemaakt.
• De velden Hoofdbehandelaar, Behandelend arts en Trajectbegeleider zijn verdwenen, en opties zoals “Instellen modus” en “Eigen bijdrage/MDO” zijn verdwenen.

USERdocs

Gegevens uit de nieuwe Plannenmodule zijn beschikbaar in USERdocs, zoals de evaluatieverantwoordelijke, de evaluatiedatum en de doelen van het laatste definitieve plan. Zo gebruik je ze direct in brieven en documenten.

Overzicht van de wijzigingen Plannenmodule in 9.34:

MDO / eigen bijdrage. De werkwijze met eigen bijdrages is vervallen. Eigen bijdrages die nog niet zijn samengevoegd in het samengestelde veld worden na de installatie niet meer getoond. Laat de medewerkers deze teksten vóór de installatie samenvoegen (MDO-modus) of veiligstellen.

- Controleer of de zorgcoördinator, supervisor en trajectbegeleider van de cliënten in het Zorgoverzicht juist zijn vastgelegd. Ze worden niet meer vanuit het plan bijgewerkt. 

- Controleer werklijsttaken, brieven, samenvattingen en rapporten die de velden Hoofdbehandelaar, Behandelend arts of Trajectbegeleider gebruiken. 

- Ken de nieuwe rollen toe aan de juiste medewerkers: PLANNEN_MODULE_VERWIJDEREN, EVALUATIE_CONCLUSIE_WIJZIGEN, DOEL_VERWIJDEREN en SUBDOEL_VERWIJDEREN.

Overstappen naar de nieuwe werkwijze 

Een release zet een instelling nooit automatisch over. De instelling bepaalt zelf wanneer zij overstapt, door per soort plan Evalueren aan te zetten. 

1. Richt in de inrichting een nieuw concept in voor het soort plan en geef per veld aan of het meedoet in de evaluatie (Evaluatie) en of het wordt meegenomen naar het vervolgplan (Meenemen naar volgend plan). Maak de inrichting definitief. 

2. Zet bij het soort plan Evalueren aan en stel Default nieuw plan aanmaken in. 

3. Richt indien gewenst de combinaties van zorggebied en zorgdoel in voor de hoofddoelen, het menu item Subdoelen en de widgets Evaluatie plan en Plan doelen. 

Lopende plannen worden niet omgezet: een cliënt gaat over op de nieuwe werkwijze zodra er een nieuwe versie van het plan wordt aangemaakt. Een tijd lang werken cliënten volgens de oude en de nieuwe werkwijze naast elkaar. Voor een cliënt met een plan volgens de nieuwe werkwijze worden de verwijzingen naar de oude modules Doelen en Evaluatie in de quickbar en het Zorgoverzicht verborgen. Doelen uit de oude module worden niet overgezet: bij de overstap worden de doelen opnieuw vastgelegd.

Bekende beperkingen in 9.34

Signaleringen, werklijsttaken en de bestaande widgets van USER voor doelen en evaluaties (zoals de evaluatiedatum in de widget Zorgplan) zijn gebaseerd op de oude modules Doelen en Evaluatie en kennen de nieuwe doelen en evaluaties nog niet.

🗂️ Flexibel Overlegbord: alles bij de hand tijdens het overleg

• Direct naar labuitslagen en dwangregistratie: er zijn twee nieuwe opties op het Overlegbord. Cliënt bepaling opent de laboratoriumuitslagen van de cliënt en Dwangregistratie opent de dwangregistratie, beide direct in een nieuw tabblad. Je ziet deze opties als ze zijn ingeschakeld en je de bijbehorende rol hebt.
• Afspraken uit andere afdelingen/groepen: bij de ZAG-instelling van een overlegbord kies je waar het bord zoekt naar de afspraak met de ingestelde activiteit. Dat is standaard alleen de eigen afdeling/groep. Kies je Alle afdelingen/groepen, dan toont het bord de eerstvolgende afspraak van de cliënt, ook als die in een andere afdeling/groep plaatsvindt.
• Eigen activiteiten: het Overlegbord toont ook de eerstvolgende afspraak voor een activiteit die je zelf een naam hebt gegeven.
• Eén gebruiker tegelijk bewerkt het overlegbord: in Nova kan voortaan één gebruiker tegelijk het overlegbord van een cliënt bewerken. Collega’s kunnen het bord dan alleen lezen, niet bewerken of opslaan, en een melding toont wie het bord bewerkt. Zo overschrijf je elkaars notities niet. Na het opslaan wordt het bord bij collega’s zonder eigen niet-opgeslagen wijzigingen automatisch bijgewerkt. Heb je zelf nog wijzigingen nadat de vergrendeling is vervallen? Dan blijven die zichtbaar om te kopiëren, voordat je kiest voor Annuleren en verversen.
• Leeg Overlegbord bij een nieuwe inschrijving: wordt een cliënt opnieuw ingeschreven, dan toont het Overlegbord niet langer de gegevens van de vorige inschrijving. Alle bewerkbare velden zijn leeg, net als bij een cliënt die nieuw is op het bord. Dit geldt voor zowel type FACT- als type Anders-overlegborden.

🗑️ Verwijderen dossier: uitgebreid met extra onderdelen

Met de knop Verwijderen dossier worden vanaf nu ook cliëntgegevens in meer onderdelen van het EPD automatisch verwijderd:

• Plannenmodule en Overlegbord: de bijbehorende cliëntgegevens worden automatisch opgeschoond.
• Toestemmingen en Waarschuwingen: de gegevens van de cliënt worden mee verwijderd.
• Hulpmiddelen: er blijven geen gegevens van een verwijderd dossier meer achter.

Een apart verzoek aan SDB Product Support voor extra opschoning van de Plannenmodule is daardoor vanaf versie 9.34.0 niet meer nodig.

✨ En verder

• Snelmenu Bezetting: als je de tab Bezetting voor het eerst opent, zijn alle afdelingen/groepen standaard ingeklapt. Heb je echter maar toegang tot 1 afdeling/groep, is deze wel standaard uitgeklapt.
• Rollen voor externe applicaties: menu-items zoals BeterDichtbij, BI Stuurinformatie, Koppeltaal, Lab24, Minddistrict en Cliëntportaal zie je in Nova alleen nog als je de juiste rol hebt. Hierdoor is beter in te richten wie welk menu-item ziet.